Tietosuojaseloste 14.5.2018: Tilastokirjaston lainaajarekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Tilastokeskus
Postiosoite: 00022 TILASTOKESKUS
Käyntiosoite: Työpajankatu 13, Helsinki
Puhelin: 029 551 1000 (vaihde)

Yhteyshenkilö: Marketta Lukkari, puh. 029 551 2240
info@tilastokeskus.fi

Tietosuojavastaava: Johanna Rantanen
tietosuoja@tilastokeskus.fi

2. Rekisterin nimi

Lainaajarekisteri ─ asiakastiedot kirjastojärjestelmän tietokannassa

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakassuhteen hoito. Kirjastojärjestelmän lainaajarekisteri sisältää tiedot kirjaston lainausasiakkaiksi rekisteröityneistä henkilöistä ja heidän voimassa olevista lainoistaan. Rekisterin avulla aineiston varannut tai lainannut henkilö yhdistetään kohteena olevaan aineistoon ja asiakasviesteihin.

Finna-hakupalvelu on 1.6.2018 lähtien asiakasliittymä kirjaston aineistoihin sekä asiakkaan itsepalvelutoimintoihin (omat tiedot, varaukset, varastotilaukset etc.). Tarkemmat tiedot asiakastietojen käsittelystä sekä tietosuojaseloste löytyvät Finna-hakupalvelusta.

4. Rekisteröidyt ja heitä koskevat tiedot (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmä)

Rekisteri sisältää lainaajakorttia hakeneet henkilöt.

Kaikkien rekisteröityjen osalta henkilöiden yksilöintitietoina käytetään nimeä tai kirjastokortin numeroa.

Lainaajarekisterissä olevien henkilöiden osalta rekisterin lainaajan antamia tietosisältöjä ovat:

  • kotiosoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • työ-/opiskelupaikan yhteystiedot
  • asiakasryhmä
  • etunimi sukunimi
  • henkilötunnus

Rekisterin lainaajakortin numero on rekisterinpitäjänä antama tieto. Muut tiedot ovat lainaajakorttia hakeneen henkilön antamia. Rekisteröitymiseen tarvitaan vähintään henkilön etunimi ja sukunimi sekä yksi osoitetieto.

5. Henkilötietojen säännönmukainen luovutus ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Joissakin teknisissä ongelmatilantilanteissa tuki voi sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikki Tilastokeskuksen työntekijät allekirjoittavat salassapitositoumuksen, jossa työntekijä sitoutuu olemaan paljastamatta työssään tietoonsa saamiaan salassa pidettäviä tietoja. Tietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät, jotka niitä tehtävän hoitamisessa tarvitsevat.

Rekisterin tietojen suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen.

Rekisteriin liittyvään manuaalisen aineiston suojaukseen sovelletaan seuraavaa periaatetta:
• aineisto säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa tiloissa.

Rekisteriin liittyvän sähköiseen kirjastojärjestelmän aineiston suojaukseen sovelletaan seuraavia periaatteita:
• rekisterin tekninen suojaus tieto- ym. murtoja varten on annettu ammattimaisen palveluntarjoajan tehtäväksi. Palvelimen ja tietokannan teknisestä ylläpidosta ja suojauksesta vastaa Tieteen tietotekniikan keskus CSC. Järjestelmänhoitopalvelusta
vastaa Kansalliskirjaston systeemitoimisto.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen alusta siihen saakka kunnes asiakas ilmoittaa asiakassuhteen päättymisestä, enintään kuitenkin viisi vuotta. Ei-aktiivisten lainaajien (ei lainaustapahtumia 5 vuoteen) poisto toteutetaan palvelimella siihen tuotetulla työkalulla. Lainaustapahtumatiedot säilytetään yhden vuoden ajan, jonka jälkeen ne anonymisoidaan järjestelmässä eli tapahtumaa ei yhdistetä enää henkilöön.