Vuonna 2018 Tilasto­keskus toteutti yhteensä 46 yritys­tiedonkeruuta, joista suurin osa verkossa. Minkä verran keruisiin vastaaminen vie yritysten aikaa ja miten vastaaminen koetaan?

Tätä selvitettiin vuoden 2018 aikana yritys­keruiden rasite­kyselyissä, joissa yhteensä yli 10 000 vastaajaa antoi palautetta 35 eri tiedon­keruusta. Avoimia palautteita kertyi yli 2 000 kommentin verran. Kiitämme tiedon­antajia aktiivisuudesta!

Aineisto kerättiin verkko­tiedonkeruiden yhteyteen liitetyllä kyselyllä. Tiedon­antajilta kysyttiin tietojen keräämiseen ja työstämiseen sekä lomakkeen täyttämiseen kulunutta aikaa. Lisäksi pyydettiin arvioimaan, oliko vastaaminen vaivatonta vai työlästä.

Palautteen antajien enemmistön (68 %) vastaamis­kokemus oli vaivaton tai neutraali. Vastaamis­ajan mediaani oli 40 minuuttia.

Kyselyn perusteella noin kaksi kolmas­osaa vastaamiseen kuluvasta ajasta kertyy tietojen keräämisestä ja työstämisestä, kun taas itse lomakkeen täyttäminen on monesti prosessin vaivattomin osuus.

Erityisesti suurilla yrityksillä tietojen koontiin ja käsittelyyn tarvitaan resursseja, kun tietoja on tyypillisesti paljon ja lähteitä useita.  

Avoimien palautteiden perusteella yritys­tiedonkeruiden verkko­lomakkeet ovat pääosin selkeitä ja helppo­käyttöisiä ja keruiden asiakas­palvelu toimii hyvin. Kehittämistäkin löytyy – tiedon­antajat toivoivat muun muassa:

- selkeämpiä kysymyksiä

- parempia ohjeita

- yksinkertaisempaa kirjautumis­­menettelyä

- mahdollisuutta tutustua lomakkeeseen etukäteen ja

- lomakkeen tulostus­toimintoa.

Ohjeita, saatekirjeitä ja lomakkeiden ongelma­kohtia käydään läpi keruiden asian­tuntijoiden voimin. Tulostus- ja esikatselu­mahdollisuus tullaan ottamaan nykyistä laajemmin käyttöön.

Yrityskeruiden vastaamis­kokemus koostuu eri tekijöistä: lomakkeen pituudesta ja käytettävyydestä, kysymysten sisällöstä ja ohjeiden selkeydestä, mutta myös keruun ajan­kohdasta, yrityksen omista järjestelmistä sekä tiedon­antajan tieto­teknisestä osaamisesta.

Lisäksi yritykselle kohdistettujen keruiden kokonaismäärä voi välittyä yksittäisen keruun koettuun rasitteeseen – yksi laaja keruu vuodessa ei ehkä tunnu niin työläältä kuin viisi pienempää keruuta parin kuukauden sisällä.

Yksi kokemus nousikin palautteissa esiin lähes keruussa kuin keruussa: yritykset saavat erilaisia kyselyitä kerta kaikkiaan liikaa, eikä niiden täyttäminen hektisen työn keskellä aina tunnu mielekkäältä.

Yksittäisten keruiden kehittämisen lisäksi saatu palaute inspiroi etsimään uuden­laisia tapoja viestiä vastausten merkittävyyttä ja käyttö­tarkoitusta tiedon­antajille.

Tärkeä kysymys on, mitä voisimme tarjota yrityksille ”vasta­lahjaksi” keruisiin osallistumisesta. Vastaamisen palkitsevuutta voisivat lisätä esi­merkiksi toimi­aloittaiset tai koko­luokittaiset raportit, joihin yritys voi suhteuttaa omia tietojaan.

Kyselyllä saatiin paikannettua kehittämisen kohteita ja arvioitua kehittämis­toimenpiteiden vaikuttavuutta. Samalla päivitettiin aikaisemmat arviot keruiden rasitteesta. Yritys­keruiden kehittämisessä riittää työ­sarkaa, ja yritys­vastaajien palaute on siihen arvokas väline.

Kirjoittaja työskentelee yliaktuaarina Tilastokeskuksen tiedonhankinnan kehittämisyksikössä.