Viranomaisten ja yksityisen sektorin yhteinen kehittämishanke ”Yrityksen digitalous” on rakentanut neljän vuoden aikana perustaa kaupankäynnin ja viranomaisasioinnin digitalisoimiseksi.

Hankkeen visio on, että vuonna 2030 yritykset käyttävät digitaalista identiteettiä tunnistautumiseen ja kauppakumppaniensa tunnistamiseen ja suuri osa viranomaisraportoinnista tapahtuu joko kokonaan automaattisesti tai vähemmän käsityötä vaativana kuin nyt.

Yritysten toiminta helpottuu, kun myös kaupankäynnin tositteet – tilaukset, laskut ja kuitit – liikkuvat sähköisesti ja koneluettavassa muodossa.

Digitaalisten asiakirjojen ja tositteiden tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmien välillä, ja yritys voi hoitaa myös lakisääteiset ilmoitukset ja raportit viranomaisille yhden kerran periaatteen mukaisesti, kun myös kirjanpito on koneluettavassa ja viitetilikarttaan kytketyssä muodossa.

Tietoa tähän tietoekosysteemiin tuovat normaalissa liiketoiminnassa muodostuvat verkkolaskut, eKuitit ja hankintasanomat, automaattisesti kirjanpidosta toimitettavat standardimuotoiset raportit, digitaaliset tilinpäätökset ja muut mahdollisimman pitkälle yritysten järjestelmistä suoraan toimitettavat raportit.

Yrityksen digitalous -hankkeen vastuuviranomaisia ovat Patentti- ja rekisterihallitus, Verohallinto, Valtiokonttori, Tilastokeskus ja Digi- ja väestötietovirasto. Hanke on osa Suomen kestävän kasvun ohjelmaa, ja sitä rahoitetaan EU:n elpymis- ja palautumistukivälineestä (RRF).

Kuulostaa hyvältä, mutta miten tämä olisi mahdollista?

Tavoitetilassa esimerkiksi Tilastokeskuksella on tietojen tehokkaan hyödyntämisen edellyttämä pääsy uusiin tietolähteisiin. Tämä edellyttää myös lainsäädäntötyötä ja valtionhallinnon yhteistä sitoutumista uuden tietoekosysteemin käyttöön ja kehittämiseen.

Käytettävien teknologioiden pitää mahdollistaa myös niin kutsuttu suljetun kuoren periaate, jossa tieto on vain niiden tahojen luettavissa, joilla on siihen pääsyoikeus. Vaikka yrityksen digitalous -hanke on uudenlaisen tiedon välittämisen ja jakelun prosessien määrittelyhanke eikä varsinaisesti teknologian kehityshanke, on teknologia yksi keskeinen elementti tavoitteeseen pyrittäessä.

Edellytys 1: keskitetty tiedonvälityksen ratkaisu

Tietoekosysteemi tarvitsee paikan, jossa siihen voi liittyä ja tilan, jossa siinä tarvittavia toimintoja voidaan tehdä.

Käytännössä tämä keskitetty tiedonvälityksen ratkaisu tarkoittaa pilviratkaisuna toteutettavaa palvelua, johon yritykset, viranomaiset ja muut ekosysteemin toimijat voivat liittyä vakiomuotoisilla rajapinnoilla tai johon voidaan toimittaa tietoa erilaiset digikyvykkyydet huomioiden eri tavoin. Tässä palvelussa tiedolle tehtäisiin sellaiset oikeellisuuden tarkistukset ja muut toimenpiteet, jotka ovat kaikille viranomaisille yhteisiä.

Kaavio kuvaa valtionhallinnon keskitettyä tiedon vastaanoton ja jakelun ratkaisua, jossa yritys toimittaa tiedon viranomaiselle vain kerran.

Keskitetty tiedon vastaanoton ratkaisu yksinkertaistaa yritysten järjestelmien kehittämistä suoraa järjestelmistä tapahtuvaa viranomaisraportointia varten. Tällöin yrityksen tai sen palveluntarjoajan on määritettävä vain yksi vastaanoton yhteys eri viranomaisille tehtäviä eri raportointeja varten. Nykyiset yritysten rakentamat ja hyvin toimivat yhteydet eri viranomaisille pysyisivät kuitenkin käytössä keskitetyn ratkaisun rinnalla niiden elinkaaren loppuun saakka.

Keskitetyssä mallissa yritys toimittaa tiedon viranomaiselle vain kerran. Tämä vähentää edelleen yritysten hallinnollista taakkaa, mikä on hankkeen keskeinen päämäärä. Malli on kokonaisuutena kustannustehokas ratkaisu sekä yrityksille että viranomaisille.

Edellytys 2: rakenteiset liiketoiminta-asiakirjat, yhteiset standardit ja laatukriteerit tiedon syötössä

Mikään tiedonsiirron ratkaisu ei kuitenkaan toimi, mikäli siirrettävä tieto ei ole oikean muotoista ja riittävän laadukasta. Tämän takia yksi hankkeen tavoitteista on määritellä sellaiset käytettävät standardit, jotka takaavat riittävän tiedon laadun ja mahdollistavat tiedon purkamisen tarvittaviin osiin.

Esimerkiksi verkkolaskusta pitää pystyä tunnistamaan hintojen lisäksi myös myyty tuote, myyjä ja ostaja. Tositteiden eri tietokenttiä tulee käyttää standardien mukaisesti. Siksi myös käytön ohjeistuksen pitää olla selkeää ja liiketoiminta-asiakirjojen sisältöjen laatunormeja pitää kehittää yhtenäiseen suuntaan.

Lisäksi näiden standardien pitäisi olla sellaisia, että mahdollisimman suuri joukko yrityksiä pystyisi käyttämään niitä. Suomalaiset tukkuliikkeet, teollisuuden yritykset, logistiikan yritykset, maahantuojat ja monet niiden kauppakumppanit ovat vuosikymmeniä lähettäneet toisilleen kahdenvälisiä ”EDIFACT”-hankintasanomia. Kahdenvälisten yhteyksien rakentaminen on kuitenkin kallista, koska jokainen yhteys pitää rakentaa ja sopia erikseen, eikä tämä ole mahdollista kaikille organisaatioille.

Hanke on edistänyt kansainväliseen Peppol-verkostoon liittymistä ja sen määrittelemän liiketoiminta-asiakirjojen rakennestandardin käyttämistä verkkolaskuissa, eKuiteissa ja hankintasanomissa. Käytännössä nykyään käytettyjen kansallisten standardien Eurooppa normin (EN) mukaiset laskut ovat jo yhteensopivia Peppol-standardin kanssa.

Peppolin kaltaisessa verkostomaisessa mallissa yritys tekee sopimuksen jonkin Peppol-operaattorin kanssa, jonka jälkeen se kykenee lähettämään erilaisia liiketoiminta-asiakirjoja kaikille muille Peppol-verkostoon kuuluville yrityksille Suomessa ja ulkomailla, ja vastaanottamaan niitä. Peppol toimii tällä hetkellä noin 90 maassa.

Vaikka muutos manuaalisesta työskentelystä sähköiseen liiketoiminta-asiakirjojen maailmaan voi olla vaativa työ, toisi se yritykselle – toiminnan laajuudesta riippuen – huomattavat säästöt.

Keväällä 2023 tehdyn arvion mukaan vuonna 2030 sähköisten hankintasanomien osuus kaikista hankintasanomista olisi 60 prosenttia julkisella sektorilla ja 48 prosenttia yksityisen sektorin toimialoilla, mikäli digitalisaatiota edistetään riittävillä investoinneilla. Tällöin säästöt eri sektoreilla olisivat yhteensä noin 2,7 miljardia euroa vuodessa*.

Nämä hyödyt saavutettaisiin siis vain yhden sanomatyypin, hankintasanomien, siirtymisestä digitaaliseen rakenteiseen muotoon. Lisäksi tavoitteena on muun muassa kirjanpitoon perustuvan viranomaisraportoinnin, verkkolaskujen ja eKuittien siirtäminen rakenteiseen ja automaattisesti raportointiin siirrettävään muotoon.

Käsittelyn automatisoinnista koituvien säästöjen lisäksi hyötyjä saadaan tilausten ja laskujen automaattisesta täsmäytyksestä – jota ei tällä hetkellä pystytä tekemään –, tiedon laadun paranemisesta ja harmaan talouden vähenemisestä.

Toimiiko tämä oikeasti? – Ratkaisuja kehitetään testaamalla

Yrityksen digitalous -hankkeessa toimintamallina on ollut kehittää ratkaisuja kokeilujen kautta. Teknologiaan liittyviä kehitystarpeita on suunniteltu ja kokeiltu yhteistyössä yritysten, operaattoreiden ja palveluntarjoajien kanssa.

Hankkeessa on tehty kymmeniä pienimuotoisia kokeiluja, joissa on testattu teknisten ratkaisujen, standardien ja prosessien toimivuutta eri näkökulmista. Tämä on tuonut tietoa mahdollisista sudenkuopista ja auttanut edelleen kehittämään hankkeen kokonaiskuvaa ja luomaan mallia paitsi konkreettisille teknisille ratkaisuille, myös ekosysteemin kokonaisuuden hallinnalle.

Esimerkiksi keskitettyä tiedonjakelun ratkaisua kokeiltiin lähettämällä keinotekoisia tilasto- ja kirjanpitoraportteja yhteistyössä kehitetyn standardirajapinnan kautta. Hyvinvointialueen ja pankin kanssa puolestaan kokeiltiin laajan tietoaineiston keräämistä uudella tiedon jakamisen teknologialla.

Tarkempaa ja nopeampaa tilastotietoa

Tilastokeskuksen näkökulmasta yritysten taloustietojen saaminen digitaalisessa ja rakenteisessa muodossa tehostaisi monin tavoin tilastotuotantoa ja parantaisi tilastojen tarkkuutta.

Valtionhallinnon yhteisestä tietoekosysteemistä saatava tieto korvaisi nyt lomaketiedonkeruilla yrityksiltä kerättävää tietoa. Tämä vähentäisi yritysten raportointitaakkaa.

Tiedot voitaisiin kerätä tahoilta, joilta niiden kerääminen on tehokkainta ja taloudellisinta. Esimerkiksi yritysten laskutustiedot voitaisiin koota keskitetysti verkkolaskuoperaattoreilta, mikäli yritys valtuuttaa operaattorinsa toimittamaan nämä tiedot tai mikäli tulevaisuudessa lainsäädäntö sen sallii.

Nämä hyödyt realisoituvat tilastoissa asteittain vuoden 2030 loppuun mennessä. Tilastojen laatu paranee tarkkuuden, rakenteisuuden, kattavuuden ja ajantasaisuuden myötä. Kustannukset pienenevät suorien keruiden ja manuaalisen käsittelyn vähentyessä ja prosessien automaation kautta.

Hanke luo myös mahdollisuuksia uusille tietotuotteille ja -palveluille. Lisäksi tietojen hankkiminen tutkimustarkoituksiin helpottuu, kun valtionhallinnon kokoamat aineistot löytyvät samasta tietoekosysteemistä.

Kirjoittaja työskentelee kehittämispäällikkönä Tilastokeskuksen tietovarannot -osastolla.

* Kumulatiiviset investoinnit olisivat vuoteen 2030 mennessä olleet noin 230 miljoonaa euroa. Sektoreittain jaettuna säästö vuosittain olisi valtiolle noin 22 miljoonaa euroa, kunnille ja hyvinvointialueilla noin 200 miljoonaa euroa ja yrityksille noin 2,5 miljardia euroa. Laskelman on tehnyt Peppol-siirtymän tiekarttaa varten ICT Leaders Finlandin (ILF) puheenjohtaja Tomi Dahlberg.