Tietosuojaseloste 28.3.2018: Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Tilastokeskus
Postiosoite: 00022 Tilastokeskus
Käyntiosoite: Työpajankatu 13, Helsinki
Puhelin: 029 551 1000 (vaihde)

Yhteyshenkilö: Susanne Hellman-Ketola, puh. 029 551 2638,
asiakashallinta1@tilastokeskus.fi

Tietosuojavastaava: Johanna Rantanen
tietosuoja@tilastokeskus.fi

2. Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamisessa (yhteydenpito asiakkaaseen, sopimushallinta, laskutus, tapahtumahallinta). Tilastokeskuksen oman henkilöstön tietojen käsittely rekisterissä perustuu siihen, että henkilö on yhteyshenkilönä asiakassuhteessa tai jonkun sidosryhmän jäsen.

4. Rekisteröidyt ja heitä koskevat tiedot (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmä)

Rekisteri sisältää Tilastokeskuksen sidosryhmä- ja asiakastietoja sekä Tilastokeskuksen henkilöstön tietoja. Kaikkien rekisteröityjen osalta henkilöiden yksilöintitietoina käytetään nimeä tai sähköpostiosoitetta.

Asiakas- ja sidosryhmärekisterissä olevien henkilöiden osalta rekisterin tietosisältöjä ovat:

  • yksilöintitietoja täydentävät lisätiedot, kuten tehtävänimike, työnantaja ja tehtäväluokitus
  • olennainen yhteydenpitohistoria: tapaamiset ja yhteydenotot (sis. s-postit)
  • rooli ja osallisuus sidosryhmäyhteistyössä
  • tietoaineistojen ja muiden palveluiden tilaus- ja sopimustiedot
  • haetut ja myönnetyt käyttöluvat Tilastokeskuksen tietoaineistoihin
  • asiakaspalaute
  • osallistuminen Tilastokeskuksen järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin ja koulutuksiin.

Tilastokeskuksen henkilöstön osalta rekisterin tietosisältöjä ovat:

  • rooli ja osallisuus Tilastokeskuksen sidosryhmäyhteistyön toteuttamisessa sekä tietoaineistojen ja muiden palveluiden toimittamisessa
  • osallistuminen Tilastokeskuksen järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin ja koulutuksiin

5. Henkilötietojen säännönmukainen luovutus ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Organisaatioiden edustajina toimivat henkilöt on lisätty organisaation ilmoituksen perusteella.

Tilastokeskuksen henkilöstön osalta tietolähteenä käytetään Tilastokeskuksen operatiivisia järjestelmiä, kuten Active Directoryä.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikki Tilastokeskuksen työntekijät allekirjoittavat salassapitositoumuksen, jossa työntekijä sitoutuu olemaan paljastamatta työssään tietoonsa saamiaan salassa pidettäviä tietoja.

Rekisterin tietojen suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja rekisterin tekninen suojaus tieto- ym. murtoja varten on annettu ammattimaisen palveluntarjoajan tehtäväksi.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistettujen säilytysaikojen mukaisesti.