Suomessa tilastot perustuvat perinteisesti rekisteritietoihin ja vasta viime kädessä yrityksiin suunnattuihin kyselyihin. Aina hallinnolliset rekisteriaineistot ja muu valmiiksi kerätty tieto eivät kuitenkaan yksin riitä kattavan tietopohjan muodostamiseen.

Jos tiedot ovat jo valmiiksi yritysten järjestelmissä, niiden kerääminen erillisillä kyselyillä ei ole pitkällä aikavälillä kestävä ratkaisu. Virallisessa tilastoinnissa etsitäänkin yhä useammin keinoja hyödyntää yritysten omassa toiminnassa kertynyttä tietoa.

Tähän tarpeeseen vastaa vuonna 2024 uudistettu EU:n tilastoasetus. Se selkeyttää tilastovirastojen oikeudellista perustaa käyttää yritysten hallussa olevia aineistoja ja määrittelee sitä koskevat edellytykset.

Aiemmin vastaavat ratkaisut perustuivat pitkälti vapaaehtoisuuteen ja tapauskohtaiseen harkintaan. Kyse on rajatusta ja hallitusta tavasta täydentää aineistoja silloin, kun rekistereistä ei ole saatavilla tarvittavaa tietoa. Yhdeltä yritykseltä saatava tieto vähentää kyselyjä muilta.

Uudessa toimintamallissa aineistonhankinta ei perustu vain yksittäistä yritystä koskeviin tietoihin, vaan myös sellaiseen koottuun dataan, joka kuvaa laajempaa markkinaa tai toimialaa.

Tilastokeskus perustaa tietopyynnöt aina selkeään tilastolliseen tarpeeseen. Pyydämme tietoa vain silloin, kun niitä ei ole saatavilla riittävässä laajuudessa muilla keinoin, ja kun niiden käyttö vähentää yritysten vastausrasitetta.

Vuoropuhelu käynnistyy jo ennen varsinaisia tietopyyntöjä suoralla yhteydenotolla yrityksiin. Tyypillisimmin lähetämme ensimmäiseksi sähköpostia, mutta monesti edistämme asioita myös soittamalla. Ensivaiheessa kartoitamme, millaista tietoa on olemassa, miten sitä voidaan hyödyntää ja millaiset rajaukset ovat tarpeen. Samalla tarkennetaan tietojen käyttötarkoitusta, tarvittavaa tarkkuutta ja toimitustapaa, jotta aineistonhankinta on yrityksille ennakoitavaa.

Toimitilojen vuokraindeksi ensimmäisenä käytännön soveltajana

Suomessa sovellamme tätä uutta toimintamallia ensimmäisenä toimitilojen vuokraindeksin kehittämisessä. Indeksin tavoitteena on kuvata toimitilavuokrien kehitystä ja vastata EU-tason tilastotarpeisiin aihealueella, josta kansainvälisesti vertailukelpoista ja ajantasaista tietoa on ollut vähän. Yksi syy tähän on ollut sopivien hallinnollisten aineistojen vähäisyys tai peräti puuttuminen.

Toimitilojen vuokraindeksi on osa samaa tilastokokonaisuutta kuin Tilastokeskuksen kokeellinen toimitilojen hintaindeksi. Vuokraindeksi tarkastelee markkinoita vuokratietojen näkökulmasta ja täydentää siten kuvaa toimitilamarkkinoiden kehityksestä.

Kehittämistyössä hyödynnetään aineistoja, joita syntyy kiinteistöalan toimijoiden omassa liiketoiminnassa, esimerkiksi kiinteistöneuvonantajilla ja vuokranvälittäjillä. Lähtökohtana on hyödyntää jo olemassa olevaa tietoa hallitusti ja avoimesti.

Toimitilojen vuokraindeksi toimii pilottina. Sen kautta testataan, miten uusi sääntely ja yhteistyöhön perustuva aineistonhankinta toimivat ja millaisia edellytyksiä ne luovat muille tilastoalueille.

Mitä tämä tarkoittaa yrityksille ja tilastojen käyttäjille?

Yrityksille uusi toimintamalli tuo aiempaa selkeämmät pelisäännöt. Aineistopyyntöjen taustat ja käyttötarkoitus avataan, ja yhteistyö rakentuu vuoropuhelulle, joka huomioi yritysten käytännön reunaehdot. Tietojen käsittely perustuu edelleen tiukkoihin tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksiin.

Tilastojen käyttäjille, joista osa on myös aineistoja luovuttavia yrityksiä, uusi aineistonhankinta parantaa tiedon ajantasaisuutta ja kattavuutta. Avoimuus aineistojen taustoista tuo näkyviin, mihin tilastot ja niiden tulkinta perustuvat.

Uudistunut EU-lainsäädäntö luo myös edellytyksiä laajentaa tilastojen tietopohjaa sekä kehittää uusia tilastoalueita. Se mahdollistaa yritysten hallussa olevien aineistojen hyödyntämisen virallisessa tilastoinnissa hallitusti ja aiempaa laajemmin. Toimitilojen vuokraindeksi tulee olemaan ensimmäinen konkreettinen sovellus tästä uudesta toimintatavasta.

Ulla Virtanen työskentelee Tilastokeskuksessa yritystilastojen johtavana asiantuntijana. Hän kiittää blogin sisällön suunnitteluun osallistuneita johtavia asiantuntijoita Kirsti Pohjanpäätä ja Toni Uddia.