Dataskyddsbeskrivning 8.2.2024: Kund- och intressentgruppsregister

Denna dataskyddsbeskrivning beskriver Statistikcentralens kund- och intressentgruppsregister. Registret innehåller personuppgifter förknippade med skötseln av Statistikcentralens kund- och intressentgruppsrelationer.

Detta dataskyddsmeddelande innehåller uppgifterna till de registrerade (fysiska personer) i enlighet med artiklarna 13 och 14 i Europeiska unionens (EU:s) dataskyddsförordning (EU) 679/2016. Meddelandet lämnas till den registrerade när personuppgifter samlas in.

  1. Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Statistikcentralen

Postadress: 00022 STATISTIKCENTRALEN

Besöksadress: Verkstadsgatan 13, Helsingfors

Telefon: 029 551 1000 (växel)

Kontaktperson: Minna Purja-Roman, tfn 029 551 3653

asiakashallinta1@stat.fi

  1. Dataskyddsombud

E-post: tietosuoja@stat.fi

 

  1. Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Användningsändamål: skötsel av kund- och intressentgruppsrelationer (kontakt med kunden, avtalshantering, fakturering, prestationsuppföljning, evenemangshantering och kommunikation om evenemang). Behandlingen av uppgifter om Statistikcentralens egen personal i registret grundar sig på att personen i egenskap av kontaktperson står i ett kundförhållande eller är medlem i någon intressentgrupp.

De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter följer artikel 6.1 i EU:s allmänna dataskyddsförordning:

        • den registrerades samtycke: nyhetsbrev, offentliggöranden, kommunikation om evenemang och marknadsföring (led a)
        • avtal eller beställning där den registrerade är part (led b)
        • fullgörande av en rättslig förpliktelse (led c) på grundval av följande bestämmelser och föreskrifter: lagen om Statistikcentralen (48/1992) 3 och 4 § och Statistikcentralens arbetsordning (1.4.2022) 7 § om serviceområdenas gemensamma uppgifter 2 mom.
        • allmänt intresse (led e) som tillgodoses t.ex. med stöd av 4.1 § i dataskyddslagen (1050/2018).

 

  1. Period under vilken personuppgifterna kommer att lagras

Uppgifterna i registret förvaras i enlighet med arkivbildningsplanen (ABP).

        • Uppgifter som anknyter till anbud, avtal, fakturering och användningstillstånd, giltighetstid + högst 10 år
        • Uppgifter om kund- och intressentgrupper, giltighetstid + högst 10 år
        • Uppgifter som anknyter till evenemangs- och marknadsföringsmeddelanden, 2 år
        • Prenumerationer på nyhetsbrev och offentliggöranden, giltighetstid

 

  1. Personuppgifter som behandlas

Registret innehåller personuppgifter förknippade med skötseln av Statistikcentralens kund- och intressentgruppsrelationer. Som identifikationsuppgifter för alla registrerade används namn eller e-postadress.

I registret har införts följande uppgifter om kunder och företrädare för intressentgrupper:

  • tilläggsinformation som kompletterar identifikationsuppgifterna, såsom uppgiftsbenämning, arbetsgivare, uppgiftsklassificering och telefonnummer
  • personbeteckning för fakturering av privatpersoner (fr.o.m. 1.5.2020)
  • väsentlig kontakthistoria: möten och kontakter (inkl. e-post)
  • roll och delaktighet i samarbetet med intressentgrupper
  • beställnings- och avtalsuppgifter för datamaterial och andra tjänster
  • sökta och beviljade användningstillstånd för Statistikcentralens datamaterial
  • kundrespons
  • deltagande i tillställningar, evenemang och kurser som Statistikcentralen ordnar
  • genomförande av webbkurser
  • uppgifter om prenumerationer på offentliggöranden och nyhetsbrev.

I registret har för Statistikcentralens personals del införts

  • roll och delaktighet i genomförandet av Statistikcentralens samarbete med intressentgrupper samt tillhandahållandet av datamaterial och övriga tjänster
  • deltagande i tillställningar, evenemang och kurser som Statistikcentralen ordnar
  • uppgifter om prenumerationer på offentliggöranden och nyhetsbrev.

 

  1. Källor som i regel används

De uppgifter som lagras i registret fås av kunden bl.a. genom meddelanden som sänts på webblanketter, per e-post, telefon, via avtal, elektronisk tillståndstjänst, under kundmöten och i andra situationer där kunden lämnar ut sina uppgifter.

Uppgifter om kontaktpersoner vid företag och andra organisationer kan också samlas in från offentliga källor såsom webbsidor och katalogtjänster.

Uppgifterna om Statistikcentralens anställda har tagits ur Statistikcentralens operativa system.

 

  1.  Att lämna ut uppgifter

När det gäller underhållsåtgärder och utveckling av systemet deltar tjänsteleverantören Innofactor Software Abp i behandlingen av uppgifter. Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori svarar för den övergripande IKT-miljöns funktionalitet. Till evenemangsarrangörer kan man från fall till fall ge ut information som är relevant för evenemanget och en del av informationen kan behandlas i tjänsteleverantörernas system (t.ex. ClickDimensions, Webropol, Lyyti, Mailjet, Handi, Context TMS). Dessutom behandlas personuppgifter från fall till fall i undersökningar som utreder tjänstens kvalitet och genomförandet av den. I behandlingen av uppgifterna som är förknippade med betalning och fakturering deltar Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet.  

  1. Överföring till länder utanför EU och EES

Personuppgifter överförs i princip inte utanför EU/EES-området, men vissa programtekniska underhållsåtgärder kan utföras utanför området.

  1. Automatiserat beslutsfattande

Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering som skulle påverka de registrerades rättigheter eller friheter.

  1. Den registrerades rättigheter

Information om den registrerades rättigheter finns på Statistikcentralens webbsida https://www.stat.fi/meta/tietosuoja/index_sv.html.

  1. Rätt att överklaga hos tillsynsmyndigheten

Om du anser att dina personuppgifter behandlas på ett olagligt sätt, kan du inge ett klagomål till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi

Telefonväxel: 029 566 6700

Registratorskontor: 029 566 6768

Mer information om hur du lämnar in ett klagomål finns på dataombudsmannens byrås webbplats på adressen www.tietosuoja.fi/sv.

  1. Övrig information

-