Julkishallinnon tiedot, rekisterit ja muuten kootut tiedot, ovat tärkeää materiaalia moneen eri käyttötarkoitukseen:
- yhteiskunnan ja yritysten päätöksentekoon
- tietojohtamiseen ja
- palveluiden kehittämiseen.
Tietojen laajalla hyödyntämisellä ja yhteentoimivuudella voidaan vähentää tiedonantorasitetta, kun tiedot kerätään vain kerran. Sama tieto voidaan hyödyntää yhä uudelleen eri käyttötarkoituksissa.
Tehokas hyödyntäminen vaatii kuitenkin panostusta paitsi tietoaineistojen sisällön kuvailuun, myös tiedon käyttörajoitteiden eli tiedon laadun arviointiin.