Käyttöluvan hakeminen ja lupamuutokset

Mikroaineistoihin pitää hakea käyttölupa. Jos aineistoa laajennetaan, käyttäjiä lisätään, käyttäjän organisaatio vaihtuu, tarvitaan jatkoaikaa tai jos aineiston käyttöpaikka vaihtuu Suomesta ulkomaille, lupaan pitää hakea muutosta. 

Aineiston käyttölupa on maksullinen. Hakijalta veloitetaan myös aineistosta tai aineiston muodostamisesta syntyvät kustannukset. Myös etäkäyttö on maksullista.  

Kuka voi hakea käyttölupaa? 

Käyttölupahakemuksen hakija on organisaatio ja nimetty henkilö, esimerkiksi tutkimuksen vastuullinen tutkija. Käyttölupaa voi hakea myös yksittäinen tutkija. Tilastokeskus voi luovuttaa tilastotarkoituksiin keräämiään tietoja tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten.

Mikäli käyttölupaa haetaan yksin, käyttäjällä on oltava pääsy etäkäyttöön jonkin organisaation kautta, jos aineistoa käytetään etäkäytössä. Käyttölupaa voi hakea myös opinnäytetyötä varten, mutta käyttölupa on maksullinen. 

Hakemusprosessi

1. Tutustu tutkijapalveluiden aineistovalikoimaan. 

2. Hae käyttölupaa Tilastokeskuksen lupapalvelussa. 

Täytä hakemus huolellisesti, jotta hakemuksesi voidaan käsitellä ilman hakemuksen täydentämistä. Kaikki aineistot, joita hakemus koskee, on listattava hakemukselle. Tarkempia ohjeita käyttölupahakemuksen täyttämiseen löytyy alla, osiossa Käyttölupahakemuksen täyttäminen.

Älä lähetä henkilötunnisteita hakemuksen liitteenä. Hakemuksen käsittelijä antaa ohjeet henkilötunnisteiden ja oman aineiston toimittamiseen, kun käyttölupa on hyväksytty. 

3. Kun hakemus saapuu Tilastokeskukseen, teemme hakemuksen alkutarkastuksen.

Alkutarkastuksessa tarkastamme hakemuksen liitteineen. Palautamme hakemuksen lupapalvelussa täydennettäväksi, mikäli hakemukseen tarvitaan lisätietoja tai liitteitä. Hakemus on valmis käsittelyjonoon ja se saa “hakemus valmis” -päivämäärän, kun se on alkutarkastettu.

Käsittelyn sujuvuuden kannalta pyydämme vastaamaan täydennyspyyntöihin sekä muihin hakemusten käsittelyyn liittyviin yhteydenottoihimme mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa viestin vastaanottamisesta. 

Tutkijapalveluilla on useita eri käsittelyjonoja, joiden keskimääräiset odotusajat eroavat toisistaan. Hakemuksen käsittelyjono määräytyy haettavan aineiston mukaan. Hakemuksen sijoitus käsittelyjonossa määräytyy "hakemus valmis" -päivämäärän mukaan.

4. Kun hakemus tulee käsittelyvuoroon, hakemuksen käsittelijä selvittää, onko aineisto muodostettavissa ja voidaanko se luovuttaa tutkimuskäyttöön. 

Kun hakemuksen käsittely alkaa, käsittelijä on yhteydessä tutkijaan. Käsittelijä ohjeistaa hakijaa käsittelyn edetessä esimerkiksi henkilötunnuksia sisältävien tiedostojen toimittamisesta. 

Käyttöluvan käsittelyaikaan vaikuttavat tutkimushankkeessa käytettävien aineistojen laajuus ja monimutkaisuus. Yksinkertaisemmissa tapauksissa, kuten valmisaineistojen ja kuolemansyyaineistojen hakemuksissa käyttöluvan käsittely vie 1–2 viikkoa. Räätälöinnit ovat monimukaisempia, ja niiden käsittely vie pidempään. Vaativimmissa tapauksissa käsittelyyn on varattava useita kuukausia. Vaativissa tapauksissa käyttölupahakemus voidaan viedä tilastoeettisen lautakunnan käsiteltäväksi. Lautakunta kokoontuu noin kerran kuukaudessa.

5. Ilmoitamme sähköpostitse, kun käyttölupa on myönnetty. 

6. Laadimme tutkijan kanssa sopimuksen tutkimuspalvelusta. 

Tutkimuspalvelusopimuksessa määritellään aineiston toimitusmuoto ja -aikataulu sekä palvelun sisältö ja hinta. Aikataulu ja hinta riippuvat palvelun sisällöstä. Toimitusmuotoja ovat aineistojen käyttö FIONA- etäkäyttöjärjestelmän kautta, aineistojen käyttö tutkimuslaboratoriossa ja tietyissä tapauksissa luovutus tutkijalle tai Findatan etäkäyttöjärjestelmään. Tutkimuspalvelusopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. 

7. Muodostamme aineiston Tilastokeskuksessa ja toimitamme sen sovitusti tutkijalle.

Aineisto saadaan asiakkaan käyttöön yksinkertaisimmissa tapauksissa 1–2 viikossa, monimutkaisimmissa tapauksissa kuukausissa. Mikäli FIONA-etäkäyttöjärjestelmään toimitetaan myös muiden viranomaisten aineistoja, aineistot pseudonymisoidaan Tilastokeskuksessa ja siirretään etäkäyttöjärjestelmään.

8. Lähetämme laskun käyttöluvasta, aineistosta ja etäkäytöstä sovitusti. 

Käyttölupahakemuksen täyttäminen

Alla ohjeita käyttölupahakemuksen täyttämiseen silloin, kun kyseessä on hankkeen ensimmäinen käyttölupa, jo olemassa olevan käyttöluvan aineiston laajennus, tutkijaryhmän muutos, käyttöluvan voimassaolon jatkaminen tai käyttöpaikan vaihtuminen Suomesta ulkomaille. 

Jos haet ensimmäistä käyttölupaa tai uusia aineistoja, valitse katalogista tuotteiksi kaikki lisättävät uudet Tilastokeskuksen aineistot ja kuvaa hakemuslomakkeella kaikki uudet muut kuin Tilastokeskuksen aineistot. Käyttölupa myönnetään vain hakemuksella mainittuihin aineistoihin. Esimerkiksi vain tutkimussuunnitelmassa mainittuja aineistoja ei huomioida.

Tutkimushankkeen ensimmäinen käyttölupa 

Kun kyseessä on tutkimushankkeen ensimmäinen käyttölupa, käyttölupahakemuksessa on oltava seuraavat tiedot:

  • Luvanhakijan tiedot. Käyttöluvan hakijana ja rekisterinpitäjänä voi olla viranomainen, laitos tai yksittäinen tutkija. Silloinkin kun hakija on viranomainen tai laitos, käyttölupa myönnetään nimetylle henkilölle tai henkilöille. 
  • Tietojen käsittelyyn osallistujat. Tutkimushankkeen käyttöluvassa on mainittava kaikki aineiston käsittelyyn osallistuvat henkilöt.  
  • Tietojen käyttötarkoitus. Käyttöluvan hakijan on riittävän selvästi yksilöitävä tietojen käyttötarkoitus. 
  • Aineiston arvioitu käyttöaika. Käyttölupaa voi hakea kerralla korkeintaan viideksi vuodeksi.

Hakemukseen tarvittavat liitteet: 

  • Tiivistelmä tutkimussuunnitelmasta tai tilastollisen selvityksen suunnitelmasta, jos kyseessä aineistohakemus, ei pakollinen muissa hakemuksissa. 
  • Salassapitositoumukset, jos niitä ei ole toimitettu aiemmin. Jokaisen aineiston käyttäjän tulee itse tehdä salassapitositoumus Tilastokeskuksen lupapalvelussa. 

Tarvittaessa hakemukseen täytyy liittää myös seuraavat liitteet:   

  • Tietosuojaseloste (rekisteriseloste) on toimitettava aina, kun aineiston käyttötapa on luovutettu aineisto, eli aineisto luovutetaan suorin tunnistein tai kun rekisteritietoja suunnitellaan liitettäväksi kyselytutkimukseen. 
  • Kohdejoukon lupa, kun aineistopoiminta tehdään hakijan toimittamalle kohdejoukolle eli kohdejoukon henkilötunnukset on saatu muualta kuin Tilastokeskuksesta. 
  • Muiden viranomaisten luvat, kun etäkäyttöön siirretään muiden viranomaisten yksikkötason aineistoja. 
  • Vapaamuotoinen organisaatiotasoinen selvitys aineiston käytöstä ja käsittelystä ulkomailla on toimitettava aina, kun aineiston käyttötapa on luovutettu aineisto ja aineistoa käytetään jossakin ulkomaalaisessa organisaatiossa.  
  • Mallikappale tutkittavan informointi- tai suostumuslomakkeesta on toimitettava nähtäväksi silloin, kun Tilastokeskuksen tietoja suunnitellaan liitettäväksi kyselyaineistoon. 
  • Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (DPIA) 
    toimitettava aina, kun pyydetään rikoksia ja rikkomuksia koskevia tietoja tai laajamittaisesti erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten esimerkiksi terveystietoja. DPIA on toimitettava myös silloin, kun Tilastokeskuksen tietoihin yhdistetään edellä mainittuja tietoja.

Jos tutkimuksessa käytetään myös muita kuin Tilastokeskuksen aineistoja, on näistä annettava mahdollisimman tarkka kuvaus. Ulkopuolisten aineistojen yhdistäminen Tilastokeskuksen aineistoihin tapahtuu aina Tilastokeskuksessa tilastolain puitteissa. Jos esimerkiksi kyselyn tulokset halutaan yhdistää Tilastokeskuksen aineistoon, on siitä ilmoitettava tietojen antajille jo tiedonkeruuvaiheessa. 

Muutokset jo olemassa olevaan käyttölupaan

Aineiston laajennusta, käyttäjän lisäystä, jatkoaikaa tai käyttöpaikan vaihtumista Suomesta ulkomaille voi hakea yhdellä kertaa samalla hakemuksella. Hakemukseen on aina lisättävä tieto edellisen päätöksen diaarinumerosta/asianumerosta. 
Täytä hakemus Tilastokeskuksen lupapalvelussa.  

Mikäli haet vain jatkoaikaa ja/tai käyttäjämuutoksia, valitse lupapalvelun aineistokatalogista tuote "Vain jatkoaika ja / tai käyttäjämuutos". 

Aineiston laajentaminen 

Jo myönnettyyn lupaan haetaan muutosta. Muutos voi olla esimerkiksi uuden Tilastokeskuksen tai muun viranomaisen aineiston lisääminen hankkeen aineistokokonaisuuteen, jo aiemmalla käyttöluvalla myönnetyn aineiston poiminta laajentaminen uusilla poimintavuosilla tai käyttötarkoituksen laajennus (esim. uusi osahanke).

Toimita hakemuksen liitteenä: 

  • ajan tasalla oleva tutkimussuunnitelma, josta käy ilmi uuden aineiston tarve. 
  • tarvittaessa tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi DPIA
  • tarvittaessa tietosuojaseloste 
  • Muiden viranomaisten luvat, kun etäkäyttöön siirretään uusia muiden viranomaisten yksikkötason aineistoja

Tutkijaryhmän muutos 

Kun jo myönnetyn luvan käyttäjiin tulee muutos, kuten uusi käyttäjä, käyttäjän organisaatio vaihtuu tai hankkeen vastuuhenkilö vaihtuu. 

Toimita hakemuksen liitteenä: 

  • toisen viranomaisen lupa, mikäli hankkeenne on FIONA-etäkäyttöhanke ja hankkeella on toisen viranomaisen aineistoa

Varmista, että uudet käyttäjät toimittavat:

  • salassapitositoumus, mikäli ei ole toimitettu aiemmin
  • etäkäyttösitoumus, mikäli hankkeenne on FIONA-etäkäyttöhanke

Luvan voimassaolon jatkaminen 

Jo myönnetyn luvan käyttöaikaan haetaan lisäaikaa.

Toimita hakemuksen liitteenä:

  • toisen viranomaisen lupa, mikäli hankkeenne on FIONA-etäkäyttöhanke ja hankkeella on toisen viranomaisen aineistoa

Käyttöpaikan vaihtuminen Suomesta ulkomaille 

Jos joku hankkeen tutkijoista on siirtymässä ulkomaille käyttämään aineistoa, tulee käyttölupa päivittää. FIONA-etäkäyttöhankkeissa ulkomailta käyttöä varten tutkimushankkeella tulee olla yhteys suomalaiseen organisaatioon. Etäkäyttöyhteys otetaan sopimuksen tehneen organisaation kautta suojatulla yhteydellä (esim. VPN) ja asiakasorganisaatio ottaa vastuun työntekijänsä etätyöstä ja etätyöyhteydestä.