Kunkin ulkomailla työskentelevän tutkijan sijaintivaltion tulee näkyä käyttöluvalla. Jos joku hankkeen tutkijoista on siirtymässä ulkomaille käyttämään aineistoa, tulee käyttölupa päivittää. Ulkomailta työskentelevän tulee toimittaa lupapalvelussa etäkäyttösitoumus ulkomailta.

On tärkeä muistaa, että FIONA-etäkäyttöhankkeissa aineistoa voi käyttää ulkomailta vain, jos hankkeella on yhteys suomalaiseen organisaatioon. Etäkäyttöyhteys ulkomailta otetaan sopimuksen tehneen suomalaisen organisaation kautta. Suomalainen yhteistyöorganisaatio ottaa vastuun tällaisen tutkijan etätyöstä ja turvallisesta verkkoyhteydestä.

Jos hankkeen käyttölupa on päättymässä ja sille tarvitaan jatkoaikaa, lupaa kannattaa hakea käyttöluvan voimassaolon aikana. Tällöin lupaprosessi on lyhyempi ja yksinkertaisempi.

Jos käyttölupa on jo ehtinyt umpeutua, käyttöluvan pidennystä pitää hakea samaan tapaan kuin uuden hankkeen perustamista. Tällöin hakijan pitää perustella uudelleen aineistojen käyttötarve, toimittaa pakolliset liitteet ja hakemuksen käsittelyaika on pidempi. Myös luvan hinta on korkeampi ja hankkeen uudelleenavausmaksu voidaan laskuttaa.