Ansökan om användningstillstånd och tillståndsändringar

Användningstillstånd ska ansökas för mikromaterial. Om materialet utvidgas, användare läggs till, användarens organisation byts ut, förlängning behövs eller om användningsplatsen för materialet byts från Finland till utlandet, ska en ändring sökas för tillståndet.

Användningstillståndet för materialet är avgiftsbelagt. Av sökanden debiteras också kostnader för materialet och kostnader som uppkommer för bildandet av materialet. Också distansanvändning är avgiftsbelagd. 

Vem kan ansöka om användningstillstånd?

Sökanden av användningstillstånd är organisationen och en utnämnd person, till exempel den ansvariga forskaren i undersökningen. Användningstillstånd kan också ansökas av en enskild forskare. Statistikcentralen kan överlåta uppgifter som den samlat in för statistikändamål för vetenskapliga forskningar och statistiska utredningar.

Om ett användningstillstånd ansöks ensam, ska användaren ha tillgång till distansanvändning via någon organisation, om material används i distansanvändning. Användningstillstånd kan också ansökas för lärdomsprov, men användningstillståndet är avgiftsbelagt.

Ansökningsprocess

1. Bekanta dig med forskartjänsternas materialutbud.

2. Ansök om användningstillstånd i Statistikcentralens tillståndstjänst.

Fyll i ansökan omsorgsfullt, så att din ansökan kan behandlas utan att behöva kompletteras. Allt material som ansökan gäller ska uppräknas i ansökan. Närmare anvisningar för ifyllande av ansökan om användningstillstånd finns nedan i avsnittet Att fylla i ansökan om användningstillstånd.

Sänd inte personbeteckningar som bilaga till ansökan. Handläggaren av ansökan ger instruktioner om överlämnande av personbeteckningar och eget material, då användningstillståndet godkänts. 

Sänd inte personbeteckningar som bilaga till ansökan. Handläggaren av ansökan ger instruktioner om överlämnande av personbeteckningar och eget material, då användningstillståndet godkänts.

3. När ansökan kommer till Statistikcentralen gör vi en första granskning av ansökan.

Vid den första granskningen granskar vi ansökan inklusive bilagor. Vi återsänder ansökan för komplettering i tillståndstjänsten om det behövs tilläggsuppgifter eller bilagor till ansökan. Ansökan är klar för bearbetningskön och får ”ansökan färdig”-datum när den har genomgått en första granskning.

För en smidig behandling ber vi er att besvara begäranden om komplettering och andra kontakter i anknytning till behandlingen av ansökningarna så fort som möjligt, senast inom två veckor från det att meddelandet tagits emot. 

Forskartjänsterna har flera olika behandlingsköer, vars genomsnittliga väntetider skiljer sig från varandra. Behandlingskön för ansökan bestäms enligt det material som ansöks. Ansökans placering i behandlingskön fastställs enligt ”ansökan färdig”-datumet.   

4. När ansökan står i tur att behandlas, utreder ansökningshandläggaren om materialet kan bildas och om det kan överlåtas för forskningsanvändning. 

När behandlingen av ansökan börjar, är handläggaren i kontakt med forskaren. När handläggningen framskrider ger handläggaren sökanden råd till exempel om hur filer med personbeteckningar ska levereras.

Behandlingstiden för användningstillståndet påverkas av omfattningen på det material som används i forskningsprojektet och dess komplexitet. I enklare fall, såsom ansökningar om färdigt material och dödsorsaksmaterial, tar behandlingen av användningstillståndet 1–2 veckor. När det gäller skräddarsytt material är behandlingen mer komplex och tar längre tid. I de mest krävande fallen ska flera månader reserveras för behandlingen. I krävande fall kan ansökan sändas till statistiketiska nämnden för handläggning. Nämnden sammanträder ungefär en gång i månaden.

5. Vi meddelar per e-post när användningstillståndet har beviljats. 

6. Tillsammans med forskaren uppgör vi ett avtal om forskningstjänsten. 

I avtalet fastställs leveransformen och leveranstidtabellen för materialet och tjänstens innehåll och pris. Tidtabellen och priset beror på tjänstens innehåll. Leveransformerna är användningen av material via FIONA- distansanvändningssystemet, användning av material i forskningslaboratoriet och i vissa fall överlåtelse till forskaren eller till Findatas distansanvändningssystem. Avtalet träder i kraft då bägge parter har undertecknat det. 

7. Vi bildar materialet vid Statistikcentralen och överlämnar det på överenskommet sätt till forskaren.

Materialet görs tillgängligt för kunden i de enklaste fallen inom 1–2 veckor, i de mest komplicerade fallen tar det månader. Om också andra myndigheters material levereras till FIONA-distansanvändningssystemet, pseudonymiseras materialen vid Statistikcentralen och överförs till distansanvändningssystemet.

8. Vi sänder en faktura över användningstillståndet, materialet och distansanvändningen på överenskommet sätt. 

Att fylla i ansökan om användningstillstånd

Nedan följer anvisningar för ifyllande av ansökan om användningstillstånd när det är fråga om ett första användningstillstånd för ett projekt, utvidgning av material för ett redan existerande användningstillstånd, ändring av forskargruppen, förlängning av användningstillståndets giltighetstid eller byte av användningsplats från Finland till utlandet. 
Om du ansöker om det första användningstillståndet eller om nytt material, välj i katalogen som produkter allt nytt material från Statistikcentralen som läggs till och beskriv på ansökningsblanketten allt nytt annat material än Statistikcentralens material.  Användningstillstånd beviljas endast för det material som nämns i ansökan. Till exempel beaktas inte material som bara nämns i forskningsplanen.

Första användningstillståndet för forskningsprojektet 

När det är fråga om ett forskningsprojekts första användningstillstånd ska ansökan om användningstillstånd innehålla följande uppgifter:

  • Information om den tillståndssökande. Sökanden av användningstillstånd och den personuppgiftsansvarige kan vara en myndighet, ett institut eller en enskild forskare. Också då sökanden är en myndighet eller ett institut, beviljas användningstillstånd till en utnämnd person eller flera utnämnda personer. 
  • Personer som deltar i behandlingen av uppgifterna. I användningstillståndet för forskningsprojektet ska alla personer som deltar i behandlingen av materialet nämnas.  
  • Användningsändamålet för uppgifterna. Sökanden av användningstillstånd ska tillräckligt tydligt specificera användningsändamålet för uppgifterna. 
  • Uppskattad användningstid för materialet. Du kan ansöka om användningstillstånd för högst fem år i taget.

Bilagor som behövs för ansökan: 

  • Ett sammandrag över forskningsplanen eller planen för den statistiska utredningen, om det handlar om en materialansökan, inte obligatorisk för övriga ansökningar. 
  • Sekretessförbindelser, om de inte levererats tidigare. Varje användare av materialet ska själv ingå en sekretessförbindelse i Statistikcentralens tillståndstjänst. 

Vid behov ska också följande bilagor fogas till ansökan:  

  • En dataskyddsbeskrivning (registerbeskrivning) ska överlämnas alltid då sättet att använda materialet utgörs av överlåtet material, det vill säga att material överlåts med direkta identifierare eller då registeruppgifter planeras att läggas till i en enkätundersökning. 
  • Målpopulationens tillstånd, då materialurvalet görs för en målpopulation som sökanden överlämnat, det vill säga att målpopulationens personbeteckningar fåtts från ett annat ställe än Statistikcentralen. 
  • Övriga myndigheters tillstånd, då andra myndigheters material på enhetsnivå överförs för distansanvändning. 
  • En fritt formulerad utredning på organisationsnivå om användning och behandling av material utomlands ska lämnas in alltid då användningssättet för materialet utgörs av överlåtet material och materialet används i en utländsk organisation.  
  • Ett modellexemplar över informations- och samtyckesblanketten för undersökningsobjektet ska lämnas in för påseende då man planerar att foga Statistikcentralens uppgifter till enkätmaterialet. 
  • Konsekvensbedömning avseende dataskydd (DPIA) ska göras varje gång uppgifter om brott och överträdelser begärs eller när uppgifter som ingår i särskilda kategorier av personuppgifter begärs i stor skala, t.ex. hälsouppgifter. DPIA ska också göras när ovan nämnda uppgifter kombineras med Statistikcentralens uppgifter.  

Om också annat material än Statistikcentralens material används i undersökningen, ska en maximalt noggrann beskrivning av detta material ges. Sammanslagning av material av utomstående med Statistikcentralens material görs alltid vid Statistikcentralen inom ramen för statistiklagen. Om man till exempel avser slå samman ett enkätresultat med Statistikcentralens material, ska uppgiftslämnaren underrättas om detta redan i det skede då uppgifterna samlas in. 

Sökande av ändring

Det är möjligt att på samma gång med samma ansökan göra en ansökan om utvidgning av material, tillägg av användare, förlängd tid eller byte av användningsplats från Finland till utlandet. I ansökan ska alltid uppgifter om föregående besluts diarienummer/ärendenummer läggas till. 

Fyll i ansökan i Statistikcentralens tillståndstjänst. 

Om du bara ansöker om förlängd tid och/eller användarändringar, välj i tillståndstjänstens materialkatalog produkten ”Bara tilläggstid och/eller tillägg av användare”. 

Utvidgning av material 

Ändring söks i ett tillstånd som redan beviljats. Ändringen kan vara t.ex. att lägga till nytt material från Statistikcentralen eller någon annan myndighet i projektets materialhelhet, att utvidga urvalet av material som redan beviljats med tidigare användningstillstånd med nya urvalsår eller att utvidga användningsändamålet (t.ex. nytt delprojekt).

Överlämna som bilaga till ansökan: 

  • en aktuell forskningsplan som visar behovet av nytt material. 
  • konsekvensbedömning avseende dataskydd DPIA, vid behov
  • dataskyddsbeskrivning, vid behov 
  • övriga myndigheters tillstånd, då andra myndigheters nya material på enhetsnivå överförs för distansanvändning.

Ändring av forskargruppen 

När användarna i ett redan beviljat tillstånd är föremål för ändringar, såsom en ny användare, då användarens organisation byts eller då projektets ansvarsperson byts.

Överlämna som bilaga till ansökan: 

  • tillstånd av en annan myndighet, om ert projekt är ett FIONA-distansanvändningsprojekt och omfattar en annan myndighets material.

Kontrollera att nya användare levererar:

  • sekretessförbindelsen, om den inte lämnats in tidigare
  • förbindelse om distansanvändning, om ert projekt är ett FIONA-distansanvändningsprojekt.

Förlängning av tillståndets giltighet

Förlängning ansöks för ett redan beviljat tillstånd.

Överlämna som bilaga till ansökan:

  • tillstånd av en annan myndighet, om ert projekt är ett FIONA-distansanvändningsprojekt och omfattar en annan myndighets material.

Byte av användningsplatsen från Finland till utlandet 

Om någon av projektets forskare övergår till att använda materialet utomlands, ska användningstillståndet uppdateras. I FIONA-distansanvändningsprojekt ska forskningsprojektet ha en förbindelse till en finländsk organisation för användning från utlandet. Distansförbindelsen ska bildas med en skyddad förbindelse (t.ex. VPN) via en organisation som ingått ett avtal och kundorganisationen ansvarar för sina arbetstagares distansarbete och distansförbindelser.