Ansökan om användningstillstånd och tillståndsändringar

Användningstillstånd ska ansökas för mikromaterial. Om materialet utvidgas, användare läggs till, förlängning behövs eller om användningsplatsen för materialet byts från Finland till utlandet, ska en ändring sökas för tillståndet.

Användningstillståndet för materialet är avgiftsbelagt. Av sökanden debiteras också kostnader för materialet och kostnader som uppkommer för bildandet av materialet. Också distansanvändning är avgiftsbelagd. 

Vem kan ansöka om användningstillstånd?

Sökanden av användningstillstånd är organisationen och en utnämnd person, till exempel den ansvariga forskaren i undersökningen. Användningstillstånd kan också ansökas av en enskild forskare. Statistikcentralen kan överlåta uppgifter som den samlat in för statistikändamål för vetenskapliga forskningar och statistiska utredningar.

Om ett användningstillstånd ansöks ensam, ska användaren ha tillgång till distansanvändning via någon organisation, där material används i distansanvändning. Användningstillstånd kan också ansökas för lärdomsprov, men ett användningstillstånd är avgiftsbelagt.

Ansökan om användningstillstånd och behandling av ansökan

1. Bekanta dig med forskartjänsternas materialutbud.

2. Fyll i ansökan i Statistikcentralens tjänst för tillståndsansökan.

Fyll i ansökan omsorgsfullt, så att din ansökan kan behandlas utan att behöva kompletteras.

Följande uppgifter ska finnas i ansökan om användningstillstånd: 

  • Uppgifter om sökanden. Sökanden av användningstillstånd och den personuppgiftsansvarige kan vara en myndighet, en anstalt eller en enskild forskare. Också då sökanden är en myndighet eller en anstalt, beviljas användningstillstånd till den utnämnda personen eller de utnämnda personerna.
  • Personer som deltar i behandlingen av uppgifterna. I användningstillståndet ska alla personer som deltar i behandlingen av materialet nämnas.
  • Användningsändamålet för uppgifterna. Sökanden av användningstillstånd ska tillräckligt tydligt specificera användningsändamålet för uppgifterna.
  • Den uppskattade användningstiden för materialet

De bilagor som behövs för ansökan:

  • Ett sammandrag över forskningsplanen eller planen för den statistiska utredningen, om det handlar om en materialansökan, inte obligatorisk för övriga ansökningar
  • Sekretessförbindelser, om de inte levererats tidigare. Du kan fyll i sekretessförbindelser i Statistikcentralens tjänst för tillståndsansökan.

Vid behov ska också följande bilagor fogas till ansökan:  

  • En dataskyddsbeskrivning (registerbeskrivning) ska överlämnas alltid då sättet att använda materialet utgörs av överlåtet material, det vill säga att material överlåts med direkta identifierare eller då registeruppgifter planeras att läggas till i en enkätundersökning.
  • Andra myndigheters tillstånd då materialurvalet görs för en målgrupp som sökanden överlämnat, det vill säga att målgruppens personbeteckningar fåtts från ett annat ställe än Statistikcentralen.
  • Övriga myndigheters tillstånd, då material på enhetsnivå av andra myndigheter överförs för distansanvändning.
  • En fritt formulerad utredning på organisationsnivå om användning och behandling av material utomlands ska lämnas in alltid då användningssättet för materialet utgörs av överlåtet material och materialet används i en utländsk organisation. 
  • Ett modellexemplar över informations- och samtyckesblanketten för undersökningsobjektet ska lämnas in för påseende då man planerar att foga Statistikcentralens uppgifter till enkätmaterialet.

Om också annat material än Statistikcentralens material används i undersökningen, ska en maximalt noggrann beskrivning av detta material ges. Sammanslagningen av material av utomstående med Statistikcentralens material görs alltid inom ramen för statistiklagen vid Statistikcentralen. Om man till exempel avser slå samman ett enkätresultat med Statistikcentralens material, ska uppgiftslämnaren underrättas om detta redan i det skede då informationen samlas in.

I ansökningsskedet får material inte sändas till Statistikcentralen (t.ex. personbeteckningar för målpopulationen). Handläggaren av ansökan ger instruktioner om överlämnande av personbeteckningar och eget material, då användningstillståndet godkänts.

3. När ansökan inkommer till Statistikcentralen, granskar vi om ansökan är färdig.

Om det finns brister i ansökan, sänder vi en begäran om komplettering.

Ansökans placering i behandlingskön fastställs enligt ”ansökan färdig”-datumet. En ansökan är färdig då den innehåller de krävda uppgifterna när den inkommer eller då uppgifter enligt begäran om komplettering lämnats in till forskartjänsterna. Ansökan får en plats i arbetskön först då uppgifterna enligt begäran om komplettering sänts. För en smidig behandling ber vi er att besvara begäranden om komplettering och andra kontakter i anknytning till behandlingen av ansökningarna så fort som möjligt, senast inom två veckor från det att meddelandet tagits emot.

4. När ansökan står i tur att behandlas, utreder ansökningshandläggaren om materialet kan bildas och om det kan överlåtas för forskningsanvändning. 

När behandlingen av ansökan börjar, är handläggaren i kontakt med forskaren. Handläggaren ger sökanden instruktioner i takt med att behandlingen framskrider, till exempel vad gäller överlämnande av personuppgifter. Vi överlämnar de blankettmallar som behövs för distansanvändning för ifyllning av sökanden i det skede då ansökan behandlas.

Behandlingstiden för användningstillståndet påverkas av omfattningen på det material som används i forskningsprojektet och dess komplexitet. I de enklaste fallen tar behandlingen av användningstillstånd 1–2 veckor, i mer komplexa fall ska flera månader reserveras för behandlingen. I de mest krävande fallen förs ansökan om användningstillstånd för behandling av den statistiketiska nämnden, nämnden sammanträder ungefär en gång per månad.

5. När användningstillstånd beviljats, överlämnar vi beslutet till sökanden per e-post.

6. Tillsammans med forskaren uppgör vi ett avtal om forskningstjänsten.

I avtalet fastställs leveransformen och -tidtabellen för materialet och tjänstens innehåll och pris. Tidtabellen och priset beror på tjänstens innehåll. Leveransformerna utgörs av användningen av material via distansanvändningstjänsten, användning av material via forskningslaboratoriet och i vissa fall överlåtelse för användning av forskaren. Ett avtal träder i kraft då bägge parter har undertecknat det.

7. Vi bildar materialet vid Statistikcentralen och överlämnar det på överenskommet sätt till forskaren.

8. Vi sänder en faktura över användningstillståndet, materialet och distansanvändningen på överenskommet sätt.

Ändringar i användningstillståndet

Det är möjligt att på samma gång med samma ansökan göra en ansökan om utvidgande av materialet, tillägg av en användare, tidsförlängning eller byte av användningsplats från Finland till utlandet. I ansökan ska alltid uppgifter om föregående besluts diarienummer/ärendenummer läggas till.

Fyll i ansökan i Statistikcentralens tjänst för tillståndsansökan.

Om du endast ansöker om förlängd tid eller ändring i projektets användare, ska du lägga projektets material i varukorgen, för att kunna fylla i ansökningsblanketten. Vid senare ansökningsomgångar som gäller samma projekt kan du kopiera ansökan som mall för en ny ansökan.

Välj ”Fler användare” eller ”Förlängt användningstillstånd” i början av ansökningsblanketten vid Typ av ansökan, om det är fråga om en ändring av användare och/eller förlängd tid. 

Utvidgande av materialet

Ansökningstyp: utvidgande av användningstillstånd. Ändring söks i ett tillstånd som redan beviljats. Ändringen kan gälla nytt material av Statistikcentralen eller nya urvalsår för material enligt ett redan beviljat tillstånd, ett behov av att foga nytt material av andra myndigheter eller utvidgande av användningssyftet (till exempel ett nytt delprojekt). Beskriv i ansökan de nya uppgifter som ska fogas till materialet så noggrant som möjligt.  

Överlämna som bilaga till ansökan:

  • den uppdaterade forskningsplanen

Ändring av forskargruppen

Ansökningstyp: tillägg av användare: När användarna i ett redan beviljat tillstånd är föremål för ändringar, såsom en ny användare, då användarens organisation byts eller då projektets ansvarsperson byts.  

Överlämna som bilaga till ansökan:

  • Sekretessförbindelsen, om den inte lämnats in tidigare
  • Tillstånd av en annan myndighet, om projektet omfattar en annan myndighets material

Förlängning av tillståndets giltighet

Typ av användningstillstånd: förlängning av användningstillstånd. Förlängning ansöks för ett redan beviljat tillstånd.

Byte av användningsplatsen från Finland till utlandet

Om materialets användningsplats byts från Finland till utlandet, ska användningstillståndet uppdateras. Ett forskningsprojekt ska ha en förbindelse till en finländsk organisation för användning från utlandet. Distansförbindelsen ska bildas med en skyddad förbindelse (t.ex. VPN) via en organisation som ingått ett avtal och kundorganisationen ansvarar för sina arbetstagares distansarbete och distansförbindelser.